For å få til god internkontroll må det være etablert et tilfredsstillende kontrollmiljø eller en struktur i bunn som fremmer positive holdninger hos de ansatte når det gjelder kontroll og styring.

Kontrollmiljø

Kontrollutvalgets sekretariat har en særskilt plikt til å påse at sakene som kontrollutvalget behandler, er forsvarlig utredet, og at kontrollutvalgets vedtak blir satt i verk. Daglig leder skal styre dette arbeidet i sekretariatet, og det er nødvendig med god internkontroll for å få til god styring.

For å få til god internkontroll må det være etablert et tilfredsstillende kontrollmiljø eller en struktur i bunn som fremmer positive holdninger hos de ansatte når det gjelder kontroll og styring.  Kontrollmiljøet skal ivareta:

  • Hensiktsmessig organisering, med klar fordeling av ansvar og myndighet
  • Søkelys på etiske verdier
  • Søkelys på kvalitet i utførelsen av arbeidet (saksbehandling, utredning/rådgiving og møtevirksomhet)
  • Søkelys på kompetansesammensetning og utnyttelse av kompetanse
  • Søkelys på sikkerhet og HMS

De fleste kontrollutvalgssekretariatene har oppmerksomhet på internkontroll, men de mangler en helhetlig struktur eller kontrollmiljø.  For å gjøre det enklere for sekretariatene å etablere et kontrollmiljø, har FKT utarbeidet en mal (se vedlegg nederst).

Risikovurderinger

Risikovurdering kan beskrives i fem hoveddeler:

  • Kartlegge risiko: Identifisere hva som kan gå galt.
  • Vurdere risiko: Hvor galt kan det gå?
  • Dokumentere hvilke kontrolltiltak som er iverksatt. Hva er gjort for å unngå at det går galt?
  • Vurdere hvorvidt kontrolltiltakene i tilstrekkelig grad reduserer risiko til et akseptabelt nivå.
  • Oppfølging ved å endre eller etablere kontrolltiltak.

Sekretariatets internkontroll bør være risikobasert.  Uten en risikobasert tilnærming vil sekretariatet ikke ha kunnskap om hvorvidt etablerte kontrolltiltak i tilstrekkelig grad faktisk reduserer risiko.  FKT og NKRF  vil derfor i et felles prosjekt utarbeide en veileder for risikovurdering.