Kommunal- og moderniseringsdepartementets svar til FKT om personvernombud for kontrollutvalgssekretariat
Et IKS har plikt til å utpeke personvernombud. Det samme gjelder for kommunale oppgavefellesskap som er egne rettssubjekt.
FKT ba i juni 2019 om Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) vurdering av om kontrollutvalgssekretariater som er organisert som interkommunale selskap har plikt til å ha personvernombud. Saken har ved en inkurie ikke blitt besvart tidligere, og departementet beklager dette.
Departementet konkluderer med kontrollutvalgssekretariat som er organisert som IKS, har plikt til å utpeke personvernombud. Det samme gjelder for kommunale oppgavefellesskap som er egne rettssubjekt. Kontrollutvalgssekretariat som er lagt til ansatte i kommunen vil omfattes av kommunens ombudsordning.
I sin begrunnelse viser departementet til uttalelse fra Datatilsynet som er referert i brevet fra FTK, der Datatilsynet svarer:
«Må sekretariatet følge forvaltningsloven, må det også ha personvernombud. Hvorvidt en virksomhet er omfattet av forvaltningsloven eller ikke er ikke en vurdering vi fra Datatilsynets side vil foreta. Det må være opp til organet selv å ta stilling til, idet det også får virkning på andre områder enn den ev forpliktelsen til å opprette personvernombud.»
Spørsmålet blir derfor om kontrollutvalgssekretariater som er organisert som IKS er å regne som forvaltningsorganer, jf. også Prop. 56 LS (2017–2018) punkt 17.5.2 der det er lagt til grunn at plikten til å oppnevne personvernombud gjelder for organer som er omfattet av forvaltningsloven § 1 andre punktum, altså «ethvert organ for stat og kommune».
Personvernforordningen er tatt inn i norsk rett gjennom personopplysningsloven § 1. Det følger av forordningen artikkel 37 nr. 1 bokstav a at det skal utpekes personvernombud «når behandlingen utføres av offentlig myndighet eller offentlig organ (…)». For virksomheter som ikke er å anse som offentlig myndighet eller offentlig organ beror det på i hvilken grad virksomheten behandler personopplysninger som del av sin kjernevirksomhet om de har plikt til å utpeke personvernombud eller ikke.
KMD mener at oppgavene som sekretariat for kontrollutvalg er å anse som forvaltningsoppgaver. Sekretariatene utfører oppgaver for et folkevalgt organ i kommunen, som på vegne av kommunestyret skal føre kontroll med kommunens virksomhet. Dette innebærer blant annet kontroll med en rekke av kommunens oppgaver, herunder kontroll med kommunens myndighetsutøvelse. Dette tilsier at kontrollutvalgssekretariatene faller under offentlig organ eller offentlig myndighet etter personvernforordningen artikkel 37 nr. 1 bokstav a. Et IKS vil dermed ha plikt til å utpeke personvernombud. Departementet gjør oppmerksom på at dette ikke innebærer at man må ha et eget ombud, det vil for eksempel være mulig å utpeke personvernombudet i en av kommunene.
For kommunale oppgavefellesskap skal det følge av samarbeidsavtalen om oppgavefellesskapet er et eget rettssubjekt, jf. kommuneloven § 19-4 fjerde ledd bokstav b. For kommunale oppgavefellesskap som er egne rettssubjekt vil vurderingen være den samme som for IKS.
Private sekretariatsordninger for kontrollutvalg
I samme henvendelse ba FKT om departementets vurdering av private sekretariatsordninger for kontrollutvalg. Bakgrunnen var en uttalelse fra Jan F. Bernt, hvor det synes lagt til grunn at det ikke er rettslig adgang til å la et privat selskap fungere som kontrollutvalgssekretariat og ivareta oppgavene som regelverket legger til sekretariatet.
Departementet legger til grunn at kommuneloven § 23-7 hjemler adgang for kommunestyret til å la et privat selskap fungere som kontrollutvalgssekretariat og ivareta de oppgavene som loven legger til sekretariatet. Departementet viser til lovforarbeidene knyttet til både gammel og ny kommunelov og til Kontrollutvalgsboken, 2. utgave, desember 2014, hvor det på side 22 står at sekretariatsfunksjonen kan ivaretas på ulike måter. Her er kjøp av tjenester fra private selskaper ramset opp som ett av flere, likestilte alternativer. At kommunene har adgang til å oppfylle plikten til å sørge for sekretærbistand gjennom å inngå en avtale med en privat leverandør, er også noe som er lagt til grunn i praksis, skriver departementet videre.
Last ned KMDs svar her: